Jenis-Jenis Media Bimbingan dan Konseling
Jenis media dalam program BK dapat diklasifikasi berdasar cara penyajian maupun fungsinya. Berdasarkan cara penyajiannya media dalam program BK terdiri atas (1) media grafis/ media visual, (2) media audio, (3) media audiovisual, (4) media proyeksi, (5) multimedia, (6) media obyek.
Media grafis atau lazim disebut media visual merupakan media untuk menyalurkan pesan dari sumber ke penerima pesan. Saluran yang dipakai menyangkut indera penglihatan. Pesan-pesan yang akan disampaikan dituangkan ke dalam simbol-simbol komunikasi visual.
Simbol-simbol tersebut perlu dipahami dengan betul artinya agar proses penyampaian pesan dapat berhasil dan efisien. Selain fungsi umum itu, secara khusus media grafis berfungsi pula untuk menarik perhatian, memperjelas ide, mengilustrasikan atau menghiasi fakta yang mungkin akan cepat dilupakan jika tidak digrafiskan. Termasuk dalam kelompok media ini ialah: gambar atau foto, sketsa, diagram, bagan/ chart, grafik, kartun, poster, peta/ globe, papan flannel.
Media audio, merupakan media yang pesannya ditangkap oleh indera pendengaran. Pesan yang akan disampaikan dituangkan kedalam lambang-lambang auditif. Termasuk dalam kelompok media ini ialah: radio, tape recorder.
Media audiovisual, merupakan media yang pesannya ditangkap oleh indera mata dan pendengaran. Dalam media ini secara bersama lambang-lambang pesan dinikmati oleh kedua indera tersebut. Termasuk dalam kelompok media ini ialah TV, video, DVD player.
Media proyeksi, merupakan media yang teknis menyajiannya memerlukan alat proyektor. Termasuk dalam kelompok media ini ialah OHP, film slide, opaque projector (proyektor tak tembus pandang), film.
Multimedia, merupakan media yang memadukan semua keunggulan peralatan media audio dan visual dengan berbagai teknik penyajian yang memanfaatkan teknologi computer dan LCD proyektor sebagai peralatan utamanya. Dengan multimedia guru BK dapat langsung mengetik hasil diskusi dan menampilkan dalam waktu bersamaan di layar.
Multimedia juga memungkinkan dilakukan animasi, pemotongan sebagian dari gambar obyek untuk diperbesar yang dijadikan bahan pembahasan. Media obyek merupakan media yang menyampaikan informasi melalui ciri fisiknya itu sendiri.
Media obyek terdiri atas obyek alami yakni benda itu sendiri, seperti obyek kelinci (siswa menghadapi kelinci betulan). Sedangkan media obyek yang lain ialah obyek tiruan, seperti replika, maneken (siswa menghadapi obyek tiruan, bukan benda sebenarnya).
Jenis media yang digunakan dalam program BK di sekolah ditinjau dari fungsinya diklasifikasikan sebagai berikut: (1) Media sebagai perantara penyampaian informasi, (2) Media sebagai asesmen (pengumpul dan penyimpan data), (3) Media sebagai alat bantu dalam memberikan group information (informasi secara kelompok), (4) Media sebagai biblioterapi/ bibliokonseling, dan (5) Media sebagai alat menyampaikan laporan. Berikut dipaparkan jenis-jenis media sebagaimana di sebutkan.
1. Media Untuk Menyampaikan Informasi
Dalam memberikan layananan informasi, baik kepada siswa, orangtua, maupun masyarakat. Dalam upaya memperjelas isi informasi serta memudahkan penangkapan makna bagi audiens, maka diperlukan seperangkat media. Media itu bisa berupa selebaran, leaflet, booklet, bahan cetak, grafis, gambar, poster, dan papan bimbingan.
Jenis media menurut fungsi yang pertama sebagai sarana penyampaian informasi adalah selebaran. Menurut karakteristiknya selebaran merupakan informasi yang dituangkan dalam satu (1) halaman (bisa berukuran kuarto, folio, dan/ atau A4). Oleh karena itu jika dipaksakan untuk membuat selebaran lebih dari satu halaman (baik halaman bolak-balik dalam satu lembar, atau halaman dilembar lain), maka selebaran itu menjadi kurang menarik untuk dibaca.
Jika demikian, memungkinkan informasi yang ada pada halaman lain terlewati dan/ atau tidak terbaca. Atas dasar karakteristik inilah maka guru BK perlu mempertimbangkan banyaknya informasi yang ditulis dalam selebaran tersebut. Apabila isi informasi itu tidak cukup dituangkan dalam satu halaman, maka harus dipilih media lain yang sesuai dengan bahan/ materi bimbingan dan konseling yang ingin diinformasikan.
Selain selebaran ada media leaflet, yang berbentuk brosur dibuat dalam dua halaman bolak-balik. Lembaran itu dilipat menjadi beberapa bagian, sehingga menampung informasi yang detil. Dalam penyajiannya diatur setiap halaman terdiri dari beberapa sub halaman (biasanya terdiri dari 3-4 sub halaman).
Jumlah total sub halaman dalam brosur yang berupa leaflet itu menjadi 6-8. Karakteristik yang dimiliki leaflet ialah mampu menuangkan informasi dalam jumlah yang lebih banyak (karena terdiri atas dua halaman yang terbagi menjadi 6-8 sub halaman). Seringkali dijumpai dalam leaflet tidak saja informasi yang berupa kata, kalimat, tetapi dapat pula menyajikan gambar-gambar untuk lebih memperjelas isi informasi yang ada.
Leaflet umumnya memiliki tampilan yang lebih menarik karena bentuknya yang serasi (ukuran panjang dan lebar biasanya serasi) dibandingkan dengan selebaran yang hanya memuat satu halaman saja, terlebih lagi jika dicetak dengan menggunakan kertas Luks yang saat ini tidak sulit untuk ditemukan.
Selanjutnya media yang dikemas dalam bentuk booklet, yaitu berupa buku. Media cetak berbentuk buku, tidak ditentukan jumlah halaman dan ukuran besarnya, tetapi disesuaikan dengan tujuan dan kelompok sasaran yang menggunakan buku tersebut. Hal penting yang menjadi perhatian penulis/ perancang booklet adalah kemenarikan baik tampilan maupun isinya.
Dari segi tampilan yaitu menyangkut ukuran dan banyaknya halaman. Biasanya buku tampil menarik jika mudah dibawa dan kualitas kertasnya bagus. Oleh karena itu, booklet sebagai media informasi dalam pelaksanaan program BK dibuat ukurannya mirip “buku saku” dengan mudah dibawa kemana-mana. Demikian juga banyaknya halaman dapat mempengaruhi tampilan booklet.
Booklet dalam bentuk buku saku, jika memuat banyak halaman sampai berpuluh-puluh bahkan ratusan halaman pasti kurang menarik, sehingga siswa menjadi malas membawanya karena akan memberatkannya. Lebih lanjut, yang harus diperhatikan oleh perancang booklet ialah isi informasi. Meskipun booklet dapat memuat informasi yang sebanyak-banyaknya karena tidak ada pembatasan halaman, namun diusahakan agar tidak menimbulkan beban bagi siswa.
Tuangkanlah informasi yang sesederhana mungkin lengkap dengan gambar-gambar. Faktor penting yang diperhatikan dalam sebuah media adalah keterbacaan, oleh karena itu isi informasi dipertimbangkan dari unsur kesederhanaan, kejelasan, kemudahan, dan kemenarikan.
Satu hal lagi terkait dengan media, yakni berupa papan bimbingan yang memuat bahan/ materi untuk menyampaikan informasi secara tertulis di papan (dengan kapur-black board atau spidol-white board atau kertas tempel). Wujud tampilan papan bimbingan itu mirip dengan papan pengumuman. Isi informasi yang termuat pada papan bimbingan disesuaikan dengan visi dan misi bimbingan yang telah ditetapkan oleh Depdiknas (Pengembangan Diri Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah, 2006).
Visi pelayanan konseling adalah terwujudnya kemandirian konseli dalam sepanjang perjalanan hidupanya, agar ia berkembang secara optimal, mandiri, dan arif. Sedangkan misi bimbingan meliputi (1) misi pendidikan, yaitu memfasilitasi pengembangan peserta didik melalui pembentukan perilaku efektif-normatif dalam kehidupan keseharian dan masa depan, (2) misi pengembangan, yaitu memfasilitasi pengembangan potensi dan kompetensi peserta didik di dalam lingkungan sekolah/ madrasah, keluarga dan masyarakat, dan (3) misi perbaikan/ pengentasan masalah, yaitu memfasilitasi pengentasan masalah peserta didik mengacu pada kehidupan efektif sehari-hari.
Oleh karena itu, maka isi informasi harus sesuai dengan tujuan, kebutuhan, dan tingkat perkembangan, agar peserta didik mampu mengembangkan potensinya kearah yang lebih positif, dapat mencapai perkembangan yang optimal, dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapinya, sehingga dapat mencapai kebahagiaan dalam hidupnya (common good).
Sedangkan isi informasi dalam papan pengumuman bersifat umum, misalnya daftar siswa penerima beasiswa, pengumuman hari libur, jadwal karya wisata, penerimaan siswa baru, dsb. Sama seperti media informasi lainnya, bahwa papan bimbingan juga memiliki karakteristik yang perlu diperhatikan oleh guru BK, agar dapat dimanfaatkan oleh kelompok sasaran dengan tepat.
Karakteristik pertama, bahwa papan bimbingan itu jumlahnya terbatas. Di satu sekolah jumlah papan bimbingan dipastikan terbatas, tidak mungkin bisa banyak, karena jika terlalu banyak disediakan, maka dapat mengganggu keindahan sekolah tersebut.
Kedua, penempatan papan bimbingan itu harus dipilih tempat yang strategis. Tempat strategis itu diperlukan dengan maksud agar papan bimbingan itu dapat dengan mudah dijangkau oleh kelompok sasaran yakni siswa. Jika penempatannya tidak dipertimbangkan, maka kecil kemungkinannya informasi pada papan bimbingan itu tidak dibaca oleh siswa, atau karena siswa tidak merasa perlu untuk tahu isi informasi itu. Jika demikian yang terjadi, maka akan menimbulkan kerugian, yaitu informasi tidak sampai pada kelompok sasaran.
Ketiga, papan bimbingan itu isinya memuat informasi yang ingin menjangkau semua siswa. Keempat, papan bimbingan itu tidak mudah dipindah-pindah yang berbeda dengan media selebaran, leaflet, maupun booklet yang dapat dibawa kemana-mana dengan mudah. Atas dasar karakteristik yang telah dikemukakan di atas maka guru BK harus menyesuaikan pembuatan informasi yang akan dimuat dalam papan bimbingan.
Dalam membuat papan bimbingan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh Guru BK ialah isi informasi tersebut singkat, hurufnya menarik dengan ukuran yang terbaca dari jarak yang agak jauh, serta memiliki daya tarik kuat untuk dibaca (dengan memadukan kreasi pilihan warna), sehingga sepintas sambil berjalan mudah terbaca tuntas semua isi informasi dalam papan bimbingan itu. Berikut contoh isi informasi pada papan bimbingan.
Apabila isi informasi dalam papan bimbingan sangat banyak, maka siswa merasa malas untuk membaca, karena harus berdiri berlama-lama di depan papan bimbingan. Papan bimbingan yang jumlahnya terbatas itu dapat menimbulkan kerumunan (karena untuk banyak siswa), sehingga dapat menimbulkan keengganan siswa.
Pemilihan media pemberian informasi, apakah menggunakan selebaran, leaflet, booklet, atau papan bimbingan terlebih dahulu harus mengenali karakteristik masing-masing. Jika guru BK keliru dalam mengenali karakteristik tiap media, maka dapat mempengaruhi tingkat pencapaian pemberian layanan informasi. Alih-alih berdampak merugikan bagi guru BK sendiri, siswa, orangtua, maupun sekolah. Selain itu, faktor lain yang menjadi pertimbangan dalam pemilihan media pemberian informasi ialah biaya dan keahlian guru BK.
Setiap pembuatan media memerlukan biaya. Dalam pembuatan booklet pasti biaya yang dibutuhkan lebih mahal dibanding dengan membuat leaflet. Biaya untuk membuat leaflet lebih mahal dibanding dengan membuat selebaran yang hanya menggunakan selembar kertas biasa. Pembuatan papan bimbingan paling ringan biayanya bilamana papannya telah tersedia.
Sedangkan pertimbangan kemampuan konselor untuk membuat media dapat diatasi dengan jalan memanfaatkan jasa ahli di bidang media yang dewasa ini sudah cukup tersedia di masyarakat. Meskipun ide mengenai isi informasi baik berupa kalimat/ kata-kata maupun gambar-gambar tetap menjadi kewenangan bagi guru BK. Artinya rancangan berupa model, isi, gambar, sekuensi/ urutan, tetap harus disiapkan oleh seorang guru BK, karena dialah yang menguasai dan kompeten dalam bimbingan dan konseling.
2. Media sebagai Asesmen Bimbingan dan Konseling dalam Pengumpul dan Penyimpan Data
Salah satu kegiatan pendukung yang dilakukan dalam program BK berupa aplikasi instrumentasi dan himpunan data. Aplikasi instrumentasi yaitu kegiatan mengumpulkan data tentang diri peserta didik dan lingkungannya, melalui berbagai teknik tes dan non tes. Sedangkan himpunan data adalah menghimpun data yang relevan dengan perkembangan peserta didik, yang diselenggarakan secara berkelanjutan, sistematis, komprehensif, terpadu, dan bersifat rahasia.
Media sebagai pengumpul data, merupakan teknik untuk mengumpulkan data siswa dan lingkungannya. Keterangan/ data tentang siswa, misalnya: kecerdasan, bakat, minat, keinginan masa depan, hobi, prestasi, kesehatan, dan sebagainya. Demikian keterangan/ data lingkungan siswa, seperti: keluarga, teman, guru maupun masyarakat, sehingga dengan demikian maka pemahaman terhadap lingkungan ini menjadi mutlak diperlukan.
Dalam kegiatan aplikasi instrumentasi sangat jelas diperlukan instrumen untuk mengumpulkan data. Alat pengumpul data berupa non tes dapat dikembangkan sendiri oleh guru BK, sedangkan pengumpulan data tes guru BK menggunakan hasil tes yang telah ada. Asesmen non tes seperti: angket/ kuesioner, pedoman wawancara, lembar pengamatan (yang berupa anecdotal record, daftar cek, skala penilaian, tally, mekanikal device kamera, tape), studi habit, daftar cek masalah, angket sosiometri, otobiografi, dan sebagainya (Nur Hidayah, 2010).
Instrumen non tes dapat dibuat sendiri oleh guru BK atau menggunakan instrumen yang sudah tersedia. Meskipun demikian, seandainya guru BK menggunakan instrumen yang bukan buatannya sendiri hendaknya tetap mencermati kesesuaian alat dengan kebutuhan penggalian data. Dengan kata lain guru BK tidak boleh hanya sekedar sebagai pemakai tanpa mengkritisi isi instrumen itu. Karena seringkali dijumpai item pertanyaan atau pernyataan sudah tidak relevan lagi untuk kepentingan bimbingan saat ini dan yang akan datang.
Alat pengumpul data yang tergolong tes, sebagaimana tes terstandar, baik waktu pelaksanaan, prosedur kerja, cara penyekoran, pedoman konversi, batasan usia pemakainya/ penormaan, dan lainnya. Sebenarnya tes bisa dikembangkan oleh guru BK sepanjang kaidah-kaidah pengembangan tes diperhatikan, misalnya yang menyangkut penormaan, standar pelaksanaan, standar penilaian, standar waktu, pedoman konversi, serta validitas dan reliabilitasnya.
Dari ketentuan ini jelas sekali pengembangan instrumen tes bukan pekerjaan mudah, sehingga memerlukan keseriusan yang tinggi dari seorang guru BK. Jika hal demikian tidak memungkinkan untuk dilakukan, maka guru BK bisa memanfaatkan jasa layanan tes yang dewasa ini cukup banyak tersedia hampir di seluruh kota baik oleh perorangan maupun oleh lembaga yang khusus memberikan jasa di bidang tes psikologis.
Ketika seorang guru BK melancarkan angket, maka yang harus dipikirkan ialah meminta responden untuk menjawab apa adanya. Apabila untuk mengerjakan angket membutuhkan waktu lama, rumit, bertele-tele, maka dipastikan responden akan jenuh, sehingga responden mengisi seenaknya saja. Oleh karena itu, angket dirancang simpel dan mudah dikerjakan, misalnya dengan cara membubuhkan tanda silang, kalaupun harus menulis usahakan singkat-singkat saja.
Dengan kata lain, prinsip penyusunan instrumen adalah mengandung unsur kepraktisan yakni mudah pengadministrasiannya dan relevan dengan tujuan pengumpulan data yang dikehendaki. Selain hal yang menyangkut kepraktisan penggunaan alat itu, juga harus dipertimbangkan bahwa data yang terkumpul itu selanjutnya harus diolah dan dianalisis guna kepentingan layanan bimbingan dan konseling. Jika instrumen rumit penggunaannya, maka berakibat rumit pula pengolahan dan analisisnya.
Misalnya pertanyaan untuk mengetahui jumlah saudara dilakukan secara terbuka, maka akan lebih rumit menganalisisnya jika dibandingkan pertanyaan itu disajikan dengan jawaban tertutup. Demikian pula data penghasilan orang tua per balan/ tahun, juga akan sulit dibuat analisisnya jika pertanyaannya dilakukan secara terbuka. Meskipun demikian, bukan berarti pertanyaan terbuka itu tidak diperlukan.
Untuk mengetahui data lengkap orangtua maka pertanyaan terbuka lebih cocok, seperti: nama, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, pendidikan, dsb. Dalam melaksanakan program BK diperlukan pula pemahaman aspek-aspek psikis siswa, misalnya aspek inteligensi, bakat, minat, dan kepribadian. Aspek psikis sebagaimana di sebutkan diukur melalui tes psikologis. Tes psikologis dimaksud adalah tes inteligensi, tes bakat, tes minat, dan tes kepribadian.
Seperti inventori kepribadian memungkinkan untuk dikembangkan sendiri oleh guru BK asalkan memperhatikan kaidah-kaidah yang dipersyaratkan dalam pengembangan tes seperti telah dijelaskan dibagian terdahulu. Namun apabila ada kendala yang dijumpai oleh seorang guru BK, maka guru BK bisa memanfaatkan jasa layanan tes psikologis. Seorang guru BK perlu memastikan persyaratan sebuah tes yang baik yakni valid dan reliable. Biasanya para pemberi jasa layanan tes semacam ini telah mencantumkan besarnya validitas maupun reliabilitas sebuah tes yang berupa angka korelasi. Jika angka korelasi yang ditunjukkan mendekati angka 1.00 pertanda tes itu baik, sebaliknya jika makin jauh dari angka itu maka validitas dan reliabilitasnya pantas diragukan.
Ketika seorang guru BK menggunakan tes psikologis khususnya tes inteligensi (populer dengan istilah tes IQ) terdapat saran praktis yang harus dipertimbangkan, yakni: (1) tes yang disusun diluar negeri hendaknya dilakukan adaptasi dengan budaya di Indonesia, (2) IQ bukan semata-mata dipengaruhi oleh pembawaan sejak lahir yang diturunkan oleh ayah dan ibunya, (3) hasil tes IQ tidak konstan atau ajeg, maka lakukan tes secara periodik, jika perlu lakukan tes dengan jenis tes yang berbeda sebagai pembanding, (4) alat tes IQ perlu direvisi untuk dikalibrasi jika sudah terlalu lama, dan (5 tes IQ bukanlah hal yang serba menentukan, oleh karena itu gunakan pula tes inteligensi lain maupun tes prestasi belajar lain yang dapat memberikan gambaran inteligensi seseorang.
Faktor penting lain yang harus diperhatikan oleh seorang guru BK ialah cara menyampaikan hasil tes inteligensi kepada siswa.
Hendaknya tetap memberikan jaminan konfidensial atau kerahasiaan hasil tes kepada pemiliknya. Karena itu cara penyampaiannya harus dilakukan secara individual, disertai dengan penjelasan yang detil. Jika tidak demikian, dapat terjadi informasi tentang besarnya IQ membuat siswa menjadi down setelah diketahui hasil tesnya rendah, sebaliknya siswa menjadi over confidence karena hasil tesnya sangat tinggi.
Padahal semuanya belum menjamin secara pasti sebagaimana telah diisyaratkan di atas. Manfaatkan hasil tes secara profesional dan proporsional sesuai dengan kaidah-kaidah penggunaan sebuah instrumen yang bernama tes inteligensi sebagaimana telah dikemukakan beberapa ahli.
Media BK yang digunakan untuk menyimpan data berupa: kartu pribadi, buku pribadi, map pribadi, disket, folder, filing cabinet, dan almari.
Peralatan tersebut digunakan untuk menyimpan data yang telah dikumpulkan melalui kegiatan pendukung aplikasi intrumentasi bimbingan. Sebelum dilakukan penyimpanan dalam kegiatan himpunan data maka terlebih dahulu data itu harus diolah, dianalisis baik analisis kelompok maupun analisis perorangan.
Analisis data secara kelompok misalnya data tentang asal sekolah siswa, dapat ditentukan persentasenya atas dasar negeri dan swasta, sekolah agama dan sekolah umum. Demikian juga data tentang pekerjaan ayah dapat ditetapkan persentasenya atas dasar klasifikasi PNS/ ABRI, karyawan swasta, wiraswasta, petani, pedagang, buruh pabrik. Data tentang jauhnya jarak sekolah dengan tempat tinggal siswa dapat ditetapkan persentasenya atas dasar kurang dari 1 km, antara 1 km sampai dengan 2 km, lebih dari 2 km.
Sedangkan analisis data perorangan data itu dianalisis, dipahami, dicermati tanpa dihubungkan dengan data teman/ kelompok lainnya sebagaimana analisis data secara kelompok yang selalu dikaitkan dengan data teman lainnya. Analisis data secara kelompok biasanya dilanjutkan pembuatan visualisai dalam bentuk grafik yang ini dapat ditempatkan atau dipajang di ruang bimbingan, yang kadang-kadang cara demikian menjadi tanda maraknya pelaksanaan bimbingan di suatu sekolah. Sedangkan analisis data secara perorangan dimanfaatkan untuk pemahaman seorang siswa terutama siswa yang membutuhkan penanganan khusus.
Misalnya siswa yang membutuhkan layanan konseling secara perorangan, siswa yang memerlukan penempatan dan penyaluran secara tepat dalam pemilihan jurusan. Selanjutnya data yang telah diolah dan dianalisis, kemudian disimpan secara baik pada catatan kumulatif, sehingga memudahkan apabila sewaktu-waktu data itu diperlukan. Data yang telah disimpan dalam catatan kumulatif (CR) tidak saja diperlukan untuk kepentingan pelaksanaan bimbingan, tetapi bisa pula untuk kepentingan lainnya misalnya untuk pemberian beasiswa, siswa teladan, pelacakan keabsahan ijazah, mutasi, dan sebagainya.
Kartu pribadi/ buku/ map pribadi dapat memuat seluruh data siswa yang bersangkutan, baik data tentang diri siswa sendiri maupun data tentang lingkungannya. Teknis pengisian kartu atau buku pribadi ini dapat dilakukan oleh murid sendiri atau dikerjakan oleh guru BK dengan cara memindahkan data yang telah didapat dari instrumen pengumpulan data sebelumnya, misalnya dari angket, studi habit, DCM, sosiometri, tes, dan sebagainya.
Map pribadi yakni berupa map yang diperuntukkan menyimpan data pribadi setiap anak dengan cara menghimpun atau menyatukan instrumen yang telah dilancarkan dalam aplikasi instrumentasi bimbingan sebelumnya. Sesuai dengan namanya maka setiap anak disiapkan satu map pribadi untuk menghimpun data dirinya sejak ia masuk sekolah hingga yang bersangkutan tamat dari sekolah. Untuk memudahkan dalam pencarian data harus dibuat sistem penyimpanan.
Sistem itu misalnya dengan pengurutan berkas melalui urutan abjad, sehingga memudahkan jika sewaktu-waktu mencari data yang dikehendaki. Penyimpanan berkas tanpa disertai dengan sistem yang baik akan menyulitkan ketika hendak mencari data tertentu yang dikehendaki. Keadaan demikian kadang akan menimbulkan pemborosan waktu, karena harus mencari-cari dengan membongkar tumpukan berkas.
Folder, pada hakikatnya sama dengan map pribadi yakni alat untuk menghimpun instrumen yang telah diisi oleh siswa. Karena itu pemanfaatan folder sama dengan pemanfaatan map pribadi, baik dalam pengerjaan maupun dalam penempatannya.
Dengan kemajuan teknologi informasi khususnya di bidang computer, maka penyimpanan data bisa pula dilakukan di dalam disket, baik pada hardisk, hardisk eksternal, CD, flaskdisk, bahkan dapat dirancang dalam bentuk catatan kumulatif berbasis komputer. Alat elektronik, pada dasarnya mampu menyimpan data dalam jumlah besar dan memiliki kelebihan dari segi aksebilitas, mudah, dan cepat mengaksesnya jika diperlukan. Jika tidak demikian, maka layanan bimbingan akan berjalan ditempat, kurang menimbulkan daya tarik baik penerima jasa layanan terutama siswa mupun pelaksananya yakni guru BK itu sendiri.
Filing cabinet merupakan tempat untuk menyimpan kartu pribadi, buku pribadi, map pribadi, dan folder yang berisi rekaman data siswa. Biasanya filing cabinet itu berbentuk susunan laci yang jumlahnya lebih dari dua susun. Sedangkan rak data, merupakan rak susun yang dapat dipergunakan untuk menempatkan kartu pibadi, buku pribadi, map pribadi, dan folder.
Pada rak tersebut biasanya ditempatkan berdiri berjajar untuk memudahkan mencarinya ketika data dibutuhkan. Hal ini berbeda dari cara penempatannya jika dibandingkan dengan penempatan pada filing cabinet yang biasanya ditempatkan secara bertumpuk. Adapun almari data, berupa almari yang dipergunakan untuk menyimpan data maupun alat-alat bimbingan lainnya. Almari dapat ditempatkan pada ruang bimbingan maupun ruang kerja guru BK.
Dalam almari itu bisa dipergunakan untuk menyimpan kartu pribadi, buku pribadi, map pribadi, folder maupun alat lainnya seperti instrumen pengumpul data, beberan simulasi sebagai media bimbingan kelompok, brosur-brosur untuk kepentingan pelaksanaan layanan informasi, serta benda lainnya.
Dalam kegiatan pendukung yang berupa aplikasi instrumentasi maupun kegiatan himpunan data perlu diperhatikan beberapa prinsip yang mendasarinya yakni: (1) prinsip kerahasiaan dan (2) prinsip keamanan. Kedua prinsip ini harus selalu diusahakan dapat terjaga agar pelaksanaan program BK dapat berjalan lancar.
Prinsip kerahasiaan merupakan prinsip penting yang berupa tetap terjaganya rahasia data yang dimiliki oleh unit bimbingan. Artinya data yang dimiliki oleh unit bimbingan itu harus dijaga kerahasiaannya tidak dengan mudah diketahui oleh pihak lain jika pihak lain itu tidak berkepentingan dengan penyelesaian masalah konseli.
Agar dapat memenuhi prinsip ini, maka salah satu caranya ialah menempatkan data itu pada posisi yang tidak mudah dijangkau oleh sembarang orang dan sudah barang tentu personil yang memegang data itu juga harus dapat dipercaya integritasnya. Dalam hal demikian sangat jelas sekali bahwa tuntutan terhadap kompetensi guru BK untuk bisa menjaga rahasia konseli menjadi mutlak. Demikian pula bilamana ada personil lain, misalnya petugas administrasi bimbingan, maka kompetensi itu juga mutlak dipersyaratkan agar tidak merugikan siswa yang memperoleh layanan bimbingan.
Prinsip lain yang juga tidak kalah pentingnya dalam pengumpulan dan penyimpanan data siswa ialah prinsip kemudahan. Prinsip kemudahan dimaksudkan sebagai upaya agar memperoleh kemudahan ketika data siswa diperlukan baik untuk kepentingan bimbingan maupun kepentingan lainnya, seperti untuk mencari calon penerima beasiswa, calon siswa teladan, pelacakan keabsahan ijazah alumni, mutasi, dan sebagainya. Pemenuhan terhadap prinsip ini dapat dilakukan dengan menyusun berkas map pribadi, buku pribadi menurut urutan abjad. Susunan berdasar urutan abjad jauh lebih mudah dalam mencarinya dibanding dengan cara lainnya, seperti mengurutkannya berdasarkan urutan nomor induk siswa.
Dalam praktiknya untuk memenuhi kedua prinsip itu tidak mudah, namun demikian harus tetap diusahakan oleh siapapun guru BK. Jika mengutamakan prinsip kerahasiaan biasanya akan mengabaikan prinsip kemudahan, sebaliknya jika mengutamakan prinsip kemudahan akan mengabaikan prinsip kerahasiaan. Pengabaian salah satu apalagi kedua prinsip, berarti dapat menimbulkan kerugian terutama bagi siswa yang dilayani maupun bagi kelancaran pelaksanaan program BK di sekolah.
Penyimpanan data dengan disket, baik berupa hardisk, flaskdisk, compact disk atau CD sepertinya lebih memungkinkan untuk bisa memenuhi kedua prinsip penyimpanan itu jika dibandingkan dengan penyimpanan secara manual seperti kartu pribadi, map pribadi, buku pribadi, penyimpanan di rak, filing cabinet dan almari. Karena itulah penyimpanan data siswa disarankan dengan menggunakan teknologi komputer menjadi suatu harapan memenuhi prinsip kerahasiaan, kemudahan, fleksibilitas untuk kepentingan bimbingan diwaktu-waktu yang akan datang.
